GIỚI THIỆU VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC BIÊN SOẠN VÀ XUẤT BẢN SÁCH THUỘC TỦ SÁCH
“THĂNG LONG NGÀN NĂM VĂN HIẾN”

I. Quy trình tổ chức biên soạn và nghiệm thu bản thảo

Hạng mục Biên soạn, xuất bản các đề tài thuộc Tủ sách “Thăng Long ngàn năm văn hiến” là một hạng mục quan trọng của Dự án. Do tính chất quan trọng và yêu cầu chất lượng cao của Tủ sách, việc tổ chức biên soạn các đề tài thuộc Tủ sách phải tuân theo quy trình quy định của Dự án.

1. Những yêu cầu chung
- Các tác giả, chủ biên, chủ nhiệm đề tài được chọn thực hiện việc biên soạn là các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, các tác giả có năng lực, uy tín về chuyên ngành của đề tài được giao.
- Do điều kiện về kinh phí và tiến độ của Dự án, các bản thảo biên soạn chủ yếu kế thừa các kết quả nghiên cứu đã được đầu tư thực hiện, các tài liệu, sách lưu trữ và đã xuất bản, hạn chế đầu tư nghiên cứu mới.
- Việc tổ chức biên soạn bản thảo không phải là đầu tư nghiên cứu đề tài khoa học, nhưng do yêu cầu cao của Tủ sách, việc tổ chức biên soạn sách được thực hiện theo quy trình chặt chẽ của một đề tài nghiên cứu khoa học.

2. Xây dựng cơ cấu đề tài
- Nguồn danh mục các đề tài của Tủ sách: Các nhà khoa học, các Ban Tư vấn chuyên môn, Hội đồng Tư vấn khoa học giới thiệu, Nhà xuất bản Hà Nội phát hiện, đề xuất.
- Căn cứ tiêu chí, yêu cầu của Tủ sách, Chủ đầu tư xây dựng danh mục, cơ cấu đề tài theo các lĩnh vực chuyên ngành được xây dựng trong Dự án.
- Chủ đầu tư tổ chức hội thảo, lấy ý kiến đóng góp về danh mục, cơ cấu đề tài. Sau đó, chủ đầu tư xây dựng danh mục cơ cấu đề tài của các mảng sách, thông qua các ban Tư vấn chuyên môn.
- Chủ đầu tư tổng hợp cơ cấu đề tài và thông qua Hội đồng Tư vấn khoa học.

3. Lựa chọn tác giả
- Căn cứ vào cơ cấu và nội dung đề tài đã được xây dựng, với sự phối hợp của Ban Tư vấn chuyên môn và Hội đồng Tư vấn khoa học, Chủ đầu tư gặp gỡ, bàn bạc và trao đổi với các nhà khoa học, các tác giả có uy tín và năng lực chuyên môn có đề tài nghiên cứu hoặc có sách đã được công bố.
- Các tác giả được chọn thực hiện đề tài sẽ đăng ký thực hiện đề tài theo mẫu thống nhất do Ban Quản lý Dự án ban hành. Hồ sơ đăng ký gồm:
+ Đơn đăng ký đề tài
+ Thuyết minh đề tài, đề cương tổng quát
+ Dự toán kinh phí thực hiện đề tài
+ Đề cương chi tiết của đề tài

4. Tổ chức nghiệm thu đề cương
- Sau khi hồ sơ đề tài được hoàn tất, chủ đầu tư sẽ chuẩn bị tổ chức nghiệm thu đề cương. Hội đồng khoa học nghiệm thu đề cương gồm các nhà khoa học, các nhà quản lý và các chuyên gia am hiểu về chuyên môn, có khả năng thẩm định, đánh giá.
- Thành phần của Hội đồng nghiệm thu được thông qua Ban Tư vấn chuyên môn và Thường trực Hội đồng Tư vấn khoa học góp ý, giới thiệu bổ sung. Trên cơ sở đó, chủ đầu tư ra quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề cương.
- Văn phòng Dự án chuyển Thư mời, Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Hồ sơ đề tài đến các thành viên của Hội đồng nghiệm thu để đọc thẩm định, cho ý kiến nhận xét đánh giá và đóng góp bằng văn bản.
- Văn phòng Dự án tổng hợp các ý kiến nhận xét đánh giá và đóng góp của Hội đồng nghiệm thu, bàn bạc, trao đổi với chủ nhiệm đề tài bổ sung, chỉnh sửa đề cương, chuẩn bị cho việc tổ chức nghiệm thu.
- Thành phần buổi nghiệm thu đề cương gồm Hội đồng nghiệm thu, đại diện chủ đầu tư, các tác giả đề tài, Trưởng ban Tư vấn chuyên môn và Thường trực Hội đồng Tư vấn khoa học.
- Sau khi đề cương được nghiệm thu, tiếp thu các ý kiến đóng góp của Hội đồng nghiệm thu, chủ đề tài phải bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện đề cương chi tiết sau nghiệm thu.
- Với những đề cương phải chỉnh sửa nhiều (theo đóng góp của Hội đồng nghiệm thu), Văn phòng Dự án sẽ chuyển đề cương chỉnh sửa tới các thành viên Hội đồng nghiệm thu để xin ý kiến thẩm định, đánh giá lần 2.
Đề cương chi tiết hoàn thiện sẽ là cơ sở cho việc tổ chức biên soạn bản thảo.
- Với những đề cương chất lượng thấp, không được Hội đồng thông qua nghiệm thu, chủ đề tài phải xây dựng lại đề cương theo quyết định của Hội đồng nghiệm thu và chủ đầu tư. Sau đó chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu đề cương lần 2 theo quy trình chung như lần đầu.

5. Tổ chức biên soạn bản thảo
- Sau khi đề cương chi tiết được nghiệm thu và hoàn thiện, chủ đầu tư ra quyết định và ký hợp đồng tổ chức biên soạn với chủ đề tài.
- Các căn cứ để ký hợp đồng tổ chức nghiên cứu, biên soạn:
+ Dự toán kinh phí biên soạn của Dự án đã được UBND Thành phố phê duyệt.
+ Thông tư liên tịch của Bộ Tài chính - Bộ Khoa học và Công nghệ số 93/2006/TTLT - BTC - BKHCN ngày 04/10/2006 về chế độ khoán kinh phí của đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Tính chất và nội dung của đề tài
+ Sự trao đổi, bàn bạc thống nhất với chủ đề tài về kinh phí của đề tài, nội dung và tiến độ hợp đồng.
+ Ý kiến thông qua của Sở Văn hoá - Thể thao - Du lịch và Thường trực Hội đồng Tư vấn khoa học.
+ Tham khảo ý kiến của ban Tư vấn chuyên môn và Hội đồng nghiệm thu (nếu có)
- Sau khi hợp đồng biên soạn được ký kết, chủ đề tài tổ chức nghiên cứu, biên soạn bản thảo trên cơ sở đề cương chi tiết đã được nghiệm thu và hoàn thiện.
- Chủ đầu tư thường xuyên theo dõi, đôn đốc tiến độ công việc nghiên cứu, tổ chức biên soạn.
- Trong quá trình biên soạn, chủ đầu tư tổ chức kiểm tra tiến độ thực hiện với sự tham gia của Trưởng ban Tư vấn chuyên môn. Mục đích của việc kiểm tra nhằm:
+ Nắm được tình hình tổ chức, biên soạn bản thảo; khối lượng công việc đến thời điểm kiểm tra; những thay đổi, điều chỉnh về nội dung đề tài (nếu có).
+ Kịp thời nắm bắt và đề xuất biện pháp gaỉi quyết những vướng mắc và khó khăn trong quá trình biên soạn (nếu có). Đảm bảo kế hoạch hoàn thiện và giao nộp bản thảo đúng hạn.

6. Tổ chức nghiệm thu bản thảo cơ sở
- Sau khi hoàn thành việc biên soạn bản thảo, chủ đề tài giao nộp bản thảo cho chủ đầu tư.
- Chủ đầu tư kiểm tra sơ bộ bản thảo, đối chiếu với tiêu chí, nội dung của đề cương chi tiết, nếu thấy đủ điều kiện sẽ chuẩn bị tổ chức nghiệm thu bản thảo. Trường hợp xét thấy bản thảo chưa đủ điều kiện tổ chức nghiệm thu, chủ đầu tư yêu cầu chủ đề tài tiếp tục bổ sung, chỉnh sửa bản thảo.
- Chủ đầu tư ra Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu bản thảo. Quy trình thành lập Hội đồng nghiệm thu bản thảo sẽ được thực hiện như Hội đồng nghiệm thu đề cương.
- Hội đồng nghiệm thu bản thảo có thể có thành phần là các thành viên của Hội đồng nghiệm thu đề cương, có thể bổ sung thêm hoặc thành lập Hội đồng mới tuỳ từng trường hợp cụ thể. Mỗi đề tài có 1 - 2 phản biện.
- Văn phòng Dự án chuyển Thư mời, Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu bản thảo và Hồ sơ bản thảo đến các thành viên của Hội đồng để đọc thẩm định, cho ý kiến nhận xét đánh giá và đóng góp bằng văn bản.
- Thành phần của buổi nghiệm thu bản thảo gồm Hội đồng nghiệm thu, đại diện chủ đầu tư, các tác giả đề tài. Trưởng ban Tư vấn chuyên môn và Thường trực Hội đồng Tư vấn khoa học
- Sau khi bản thảo được nghiệm thu, tiếp thu các ý kiến đóng góp của Hội đồng, các tác giả phải bổ sung, chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo và giao nộp bản thảo hoàn chỉnh sau nghiệm cho chủ đầu tư. Trường hợp cần thiết, chủ đầu tư có thể chuyển hồ sơ bản thảo đã chỉnh sửa sau nghiệm thu đến các thành viên của Hội đồng để xin ý kiến nhận xét đánh giá lần 2.
- Trường hợp bản thảo không đạt yêu cầu, Hội đồng nghiệm thu không thông qua, sự việc sẽ được giải quyết theo hai cách:
+ Cách 1: Theo kết luận của Hội đồng nghiệm thu sẽ gia hạn thời gian không quá 2 tháng để chủ đề tài chỉnh sửa bản thảo, sau đó sẽ tổ chức nghiệm thu bản thảo lần 2.
+ Cách 2: Trường hợp bản thảo không đạt yêu cầu chất lượng đặt ra, không thể nghiệm thu, chủ đề tài và tập thể tác giả bồi hoàn một phần hoặc toàn bộ kinh phí đã nhận tạm ứng, tuỳ theo mức độ thực hiện công việc.
Sau khi đã hoàn tất việc biên soạn, bản thảo sẽ được chuyển sang các công đoạn tiếp theo của quy trình xuất bản.

7. Về thanh quyết toán tài chính
- Các công việc của quy trình này đã được xây dựng trong nội dung công việc của Dự án, đã thông qua Sở Văn hoá - Thể thao - Du lịch và Hội đồng Tư vấn khoa học.
- Kinh phí cho các hoạt động của quy trình này từ nguồn vốn kinh phí dự án, đã được UBND Thành phố phê duyệt trong Tổng Dự toán chi tiết.
- Phòng Kế toán Tài vụ phải lập hồ sơ theo dõi tài chính cho các chi phí khi triển khai thực hiện quy trình.

II. Quy trình xuất bản sách
Bản thảo các đề tài trong cơ cấu Tủ sách “Thăng Long ngàn năm văn hiến” sau khi được nghiệm thu, chỉnh sửa hoàn thiện, sẽ chuyển sang các công đoạn tiếp theo của quy trình xuất bản. Để bảo đảm chất lượng ấn phẩm được xuất bản, cần thực hiện nghiêm túc các công đoạn của quy trình.

1. Công tác biên tập:
Bao gồm các công việc:

a. Hiệu đính bản thảo:
- Đọc thẩm định về kết cấu sách, đề xuất chỉnh sửa nếu kết cấu sách chưa hợp lý.
- Thẩm định nội dung sách, tra cứu tư liệu chỉnh sửa những kiến thức chưa chuẩn xác. Việc chỉnh sửa phải chính xác, có căn cứ khoa học.
- Đề xuất bổ sung những nội dung cần thiết (nếu có).

b. Biên tập nội dung bản thảo
Các bản thảo thuộc Dự án Tủ sách được biên soạn, tuyển chọn theo đề cương chi tiết đã được Hội đồng nghiệm thu thông qua. Bản thảo biên soạn xong đã được Hội đồng khoa học nghiệm thu, thông qua và được tác giả (hoặc tập thể tác giả) chỉnh sửa, hoàn thiện sau nghiệm thu. Tuy nhiên, do yêu cầu chất lượng của Tủ sách, bản thảo vẫn cần thiết phải được biên tập kỹ lưỡng.
- Khi nhận bản thảo biên tập, trước hết biên tập viên phải kiểm tra số trang, số tệp bản thảo. Nếu số trang chưa liên tục hoặc chưa đánh số trang, biên tập viên phải đánh số trang liên tục từ trang đầu đến trang cuối bản thảo để tránh thất lạc, nhầm lẫn trong quá trình biên tập và ở các công đoạn tiếp theo.
- Biên tập viên đánh giá kết cấu sách về tính khoa học và hợp lý. Nếu thấy cần chỉnh sửa về kết cấu sách, biên tập viên đề xuất hướng xử lý bằng văn bản và chuyển cho Văn phòng Dự án để trình Tổng Giám đốc duyệt. Nếu đề xuất hợp lý, được duyệt, Văn phòng Dự án sẽ mời tác giả đến cùng biên tập viên gặp gỡ trao đổi, bàn bạc thống nhất việc chỉnh sửa.
- Biên tập viên tiến hành biên tập nội dung bản thảo. Việc biên tập phải đảm bảo chính xác các kiến thức, tính logic và tính nghệ thuật. Văn phong phải rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ các quy tắc về ngữ pháp, chính tả tiếng Việt, cách viết hoa, phiên âm tiếng Việt… Việc sửa chữa trực tiếp trên bản thảo bằng bút đỏ, chữ viết, trình bày rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn, hiểu sai cho các công đoạn sau.
- Với những nội dung, kiến thức cần chỉnh sửa nhưng chưa thật chắc chắn, biên tập viên cần liên lạc trao đổi trực tiếp với tác giả. Những kiến thức mà biên tập viên chưa hiểu rõ, cần đánh dấu để xác minh qua tác giả hoặc tra cứu qua các loại từ điển sách công cụ, không tuỳ tiện cắt bỏ, sửa chữa theo chủ quan của cá nhân.
- Đối chiếu, chỉnh sửa mục lục của sách chính xác theo nội dung bản thảo đã biên tập.
- Sau khi biên tập, biên tập viên phải viết tóm tắt nội dung bản thảo để làm căn cứ cho hoạ sỹ thiết kế bài sách và quảng bá.

c) Biên tập kỹ thuật, mỹ thuật:
Tuỳ theo tính chất, mức độ hoàn thiện của bản thảo và yêu cầu tổ chức sản xuất, công đoạn biên tập kỹ thuật, mỹ thuật được thực hiện tiếp theo việc biên tập nội dung (nếu bản thảo được sắp chữ, mi trang trước khi biên tập) hoặc thực hiện sau khi sắp chữ, mi trang.
- Đề xuất market cho loại sách mang tính đặc thù (khổ sách, cor chữ, kiểu chữ, chất lượng in ấn)
- Căn cứ vào market chung xây dựng cho các bản thảo cụ thể, biên tập viên đối chiếu, sửa lỗi trình bày.
- Với kinh nghiệm, kiến thức và trách nhiệm của mình, biên tập viên có thể tham gia vào việc trình bày sách do mình biên tập, đề xuất những phương án chỉnh sửa, thay đổi thiết kế kỹ, mỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả về thẩm mỹ cho cuốn sách.

d) Đọc duyệt biên tập:
Bản thảo sau khi biên tập, ra bông sạch, phải được đọc duyệt biên tập lần cuối. Tổng Giám đốc kiêm Tổng Biên tập Nhà xuất bản sẽ trực tiếp đọc duyệt hoặc có thể uỷ quyền cho biên tập viên có kinh nghiệm chuyên môn đọc duyệt biên tập trình Tổng Giám đốc duyệt lần cuối trước khi in, tuỳ theo nội dung, tính chất của từng bản thảo cụ thể.

2. Thiết kế mỹ thuật, trình bày, chế bản:

a) Về trình bày:
- Văn phòng Dự án tổ chức việc thiết kế market trình bày chung cho sách của Tủ sách. Bộ phận sắp chữ, mi trang sẽ căn cứ market để trình bày sách theo quy định thống nhất.
- Trên cơ sở market chung đã được thiết kế, để phù hợp với từng bản thảo về tính chất, thể loại và nội dung, Văn phòng Dự án có thể đề xuất bổ sung thêm các chi tiết về trình bày nhằm nâng cao chất lượng về hình thức của sách.
- Với những bản thảo có tính đặc thù về nội dung, thể loại, phải tổ chức thiết kế market riêng cho từng cuốn sách (khổ sách, kích thước, bát chữ, font chữ, bảng biểu, hình minh hoạ…)

b) Thiết kế bìa sách, phụ bản:
- Bìa sách thiết kế phải phù hợp với nội dung sách, phải đẹp, trang trọng, xứng đáng với Tủ sách kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội. Các sách của Tủ sách đa phần là sách bìa cứng, do vậy mỗi đầu sách phải thiết kế 2 bìa gồm bìa trong và bìa áo.
- Các phụ bản tranh, ảnh minh hoạ, bản đồ, biểu đồ… của sách phải được các chuyên gia mỹ thuật, các hoạ sỹ có kinh nghiệm thiết kế theo yêu cầu về nội dung và trình bày của từng cuốn sách.
- Các ảnh phụ bản, hình minh hoạ phải chỉnh sửa kỹ, bảo đảm chất lượng ảnh. Khi thiết kế, hoạ sỹ phải thu phóng, cắt cúp ảnh theo yêu cầu trình bày, vị trí trong cuốn sách, bảo đảm được tính mỹ thuật cho cuốn sách.
- Tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng cuốn sách, cần thiết kế kiểu dáng hộp sách, trình bày mỹ thuật cho vỏ hộp bảo đảm sự sang trọng, tính thẩm mỹ cho bộ sách.
- Các bìa sách, phụ bản, mẫu mã vỏ hộp phải được chỉnh sửa kỹ về nội dung, trình bày, được duyệt lần cuối trước khi phân màu điện tử, ra phim phục vụ cho việc in ấn.

c) Chế bản, sắp chữ, mi trang:
- Căn cứ market trình bày được thiết kế cho từng bản thảo, người chế bản sắp chữ, mi trang cho bản thảo theo đúng yêu cầu, nội dung của market. Với những bản thảo chữa vào bài (bản thảo viết tay, bản thảo tái bản), người chế bản phải đánh máy vào bài.
- Bản thảo mi trang, ra bông phải sáng sủa, rõ ràng, theo đúng yêu cầu của market trình bày. Việc sửa lỗi trước khi ra bông phải được làm kỹ, tránh sai sót.
- Sửa hết lỗi sau khi đã đọc bông để ra bông mới trước khi giao cho người đọc bông.
- Mỗi bản thảo được ra 2 bông trước khi ra can, với những bản thảo phức tạp, bản thảo có những yêu cầu riêng phải ra nhiều bông, sẽ có yêu cầu riêng với từng bản thảo cụ thể.
- Thời gian thực hiện công việc chế bản phải được thực hiện đúng hợp đồng, bảo đảm tiến độ chung của quy trình xuất bản.
- Với những bản thảo có phụ bản, hình minh hoạ, Văn phòng Dự án sẽ chuyển file thiết kế phụ bản kèm bản thảo, người chế bản sẽ trình bày phụ bản, hình minh hoạ vào bản thảo theo yêu cầu của market thiết kế.

3. Đọc bông, sửa morat, kiểm tra can
- Bản thảo sau khi biên tập, sắp chữ mi trang phải được đọc bông để sửa lỗi morat.
- Căn cứ để đọc bông là bản thảo gốc đã được biên tập, market trình bày sách. Người đọc bông phải đọc đối chiếu với bản thảo, sửa những lỗi sai về nội dung, kỹ thuật, sắp chữ, mi trang.
- Người đọc bông phải phát hiện những sai sót về nội dung, lỗi chính tả, về trình bày và sửa chữa. Bản bông phải nhất quán về chính tả, phiên âm tiếng nước ngoài cho cả cuốn sách. Với những đề xuất chỉnh sửa ngoài phạm vi đọc bông, người đọc bông phối hợp với biên tập viên để thống nhất nội dung và cách chỉnh sửa.
- Bông cuối trước khi ra can được chuyển cho tác giả xem lại lần cuối để chỉnh sửa những sai sót chưa được phát hiện (nếu có), bổ sung những chỗ còn khiếm khuyết.
- Số lượng bông phải đọc thông thường là 2 bông. Với những bản thảo phức tạp phải sửa chữa nhiều, bản thảo có yêu cầu riêng, số lượng bông phải đọc sẽ nhiều hơn tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng bản thảo.
- Sau khi ra can, người đọc bông phải kiểm tra can về nội dung, trình bày so với bản bông cuối và bản thảo gốc. Can phải kiểm tra kỹ về chất lượng để bảo đảm chất lượng in.
- Người đọc bông là người kiểm tra bản can cuối cùng trước khi in.

4. In ấn
- Trước khi đưa in, Văn phòng Dự án phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ in. Hồ sơ in bao gồm:
+ Quyết định xuất bản
+ Phiếu đặt in
+ Bản can (có ghi rõ số trang và chỉ thị bình bản)
+ Các phim phụ bản, phim bìa
+ Market chỉ thị bình bản in, market phụ bản, market bìa
+ Các thông tin ghi trên sách theo Luật Xuất bản
- Phiếu đặt in phải thể hiện rõ các nội dung yêu cầu của sách về kỹ thuật, hình thức sách. Trong phiếu đặt in phải thống kê đầy đủ các thành phần của hồ sơ in, ghi rõ số lượng bản in, loại giấy, quy cách đóng gói, thời gian và địa điểm nhận hàng.
- Nhân viên theo dõi in phải bám sát nhà in để đôn đốc, theo dõi tiến độ chất lượng in. Kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình in để kịp thời xử lý.
- Sau khi ruột sách và bìa được in xong phải lấy ngay bản mẫu về kiểm tra chất lượng in (cả về nội dung và kỹ thuật), nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo lãnh đạo cơ quan và đề xuất hướng xử lý kịp thời trước khi gia công sách.

5. Đọc kiểm tra lưu chiểu
- Sách sau khi in và nhận hàng, phải được đọc kiểm tra lưu chiểu.
- Biên tập viên của cuốn sách là người đọc kiểm tra lưu chiểu và lập phiếu lưu chiểu trình lãnh đạo ký duyệt. Trường hợp người biên tập sách là chuyên gia thuê ngoài, Tổng Giám đốc Nhà xuất bản sẽ phân công biên tập viên Nhà xuất bản đọc kiểm tra lưu chiểu.
Về thanh quyết toán tài chính:
- Tất cả các công việc của quy trình xuất bản đã được xây dựng trong nội dung công việc của Dự án, đã thông qua Sở Văn hoá - Thể thao - Du lịch, Hội đồng Tư vấn khoa học và được Thành phố phê duyệt đơn giá dự toán thực hiện.
- Văn phòng Dự án cùng Phòng Kế toán Tài vụ phải lập hồ sơ theo dõi tài chính cho các công đoạn khi triển khai thực hiện quy trình xuất bản. Hồ sơ bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Bản thanh lý hợp đồng
+ Các chứng từ thanh quyết toán
Do tính chất quan trọng và yêu cầu chất lượng của Dự án Tủ sách “Thăng Long ngàn năm văn hiến”, quy trình xuất bản phải được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc.